Zeiterfassung für Agenturen
Euer Team verbringt wertvolle Stunden mit Kunden-Projekten — und trotzdem landen am Monatsende Stunden in der Tonne. Weil der Timer vergessen wurde, weil der Stundenzettel fehlt, weil niemand wusste, dass das Festpreis-Budget schon bei 90 % liegt. Werbe-, Marketing-, Design- und Digitalagenturen kennen das: Pitch-Stunden werden nicht abgerechnet, Retainer laufen ohne Kontrolle durch, und die Auslastung des Teams bleibt eine Schätzung. Temporalis EMS bringt Zeiterfassung Agentur-spezifisch auf den Punkt — projektbezogen, mandantenfähig, mit Budget-Warnungen für Festpreis und automatischem Retainer-Tracking. Keine Excel-Stundenzettel, kein manuelles Zusammenklauben von Projektzeiten vor der Monatsrechnung. Alles in einem System, vom ersten Timer-Klick bis zum Abrechnungs-Export.
Die Agentur-Realität
Vier Pain-Points, die fast jede Werbe-, Marketing- und Digitalagentur kennt — und die mit der richtigen Zeiterfassung aufhören.
Studien zeigen: In Agenturen ohne digitale Zeiterfassung gehen bis zu 30 % der tatsächlich geleisteten Stunden nicht in die Abrechnung ein — vergessene Timer, lückenhafte Stundenzettel, Zeiten die "irgendwie" fehlen. Bei 2 Mio. € Jahresumsatz entspricht das bis zu 600.000 € nicht abgerechneter Leistung.
Bis zu 30 % der Stunden werden nicht abgerechnet
Festpreis-Projekte sind ein Blindflug ohne Echtzeit-Tracking. Wenn ihr merkt, dass das Budget bei 120 % liegt, ist das Projekt längst abgeliefert. Ohne Budget-Warnungen bei 80 % und 100 % fehlt der entscheidende Moment für ein rechtzeitiges Gegensteuern oder eine transparente Kundenkommunikation.
Festpreis-Überschreitungen: oft erst nach Projektabschluss sichtbar
Ohne Team-Auslastungs-Dashboard planen Agenturen im Blindflug. Senior-Konzepter mit 120 % Auslastung, Junior mit 40 % — niemand weiß es rechtzeitig. Projekte laufen über, weil Ressourcen doppelt eingeplant werden oder weil Engpässe zu spät erkannt werden. Das kostet Qualität, Kundenzufriedenheit und am Ende Umsatz.
Ressourcen-Engpässe werden oft erst bei Projektverzug sichtbar
Jeden Monat dasselbe Theater: Stunden aus verschiedenen Tools zusammenkopieren, manuell summieren, Rollover berechnen, den Kunden-Report bauen. Retainer-Modelle sind ideal für planbare Umsätze — aber der Verwaltungsaufwand frisst genau die Zeit, die das Modell sparen soll. Mit digitalem Retainer-Tracking ist der Monats-Report in zwei Minuten fertig.
Retainer-Reporting kostet ohne Software oft 2–4 h pro Monat und Kunde
Die Lösung
Temporalis EMS ist nicht eine weitere generische Zeiterfassungs-App. Es ist eine Agentursoftware, die versteht, wie Projektzeiten, Stundenzettel, Festpreis-Budgets und Retainer in eurem Alltag zusammenspielen.
Stunden landen nicht irgendwo — sie landen auf dem richtigen Projekt, der richtigen Aufgabe, dem richtigen Kunden. Euer Team startet den Timer direkt aus dem Task heraus. Subtasks, Checklisten und Anhänge sind integriert. Die Zeiterfassung Agentur kennt jeden Kontext — und jede Stunde ist in Sekunden dokumentiert.
Jedes Projekt bekommt ein Stundenbudget oder Kostenbudget. Sobald 80 % verbraucht sind, erhalten Projektleiter eine automatische Warnung — Zeit für ein Gespräch mit dem Kunden, bevor das Budget überschritten ist. Bei 100 % gibt es die zweite Warnung. Keine Festpreis-Überraschungen mehr, keine Projektzeiten im Blindflug.
Retainer-Projekte erhalten ein monatliches Stundenkontingent. Ihr seht live, wie viele Stunden noch verfügbar sind. Rollover — ob verbleibende Stunden in den Folgemonat übertragen werden oder nicht — ist konfigurierbar. Der Monats-Report für den Kunden ist mit einem Klick als PDF oder CSV exportierbar. Kein Excel, keine manuelle Zusammenführung.
Das Auslastungs-Dashboard zeigt für jeden Mitarbeiter, wie viele Stunden geplant, gebucht und vertraglich vereinbart sind — in einer Ansicht. Überlastung wird sofort sichtbar (rote Balken), freie Kapazitäten sind erkennbar. Agenturen können vorausschauend planen statt reaktiv zu reagieren. Wochensicht für operative Planung, Monatsansicht für strategisches Staffing.
Stundenzettel pro Kunde, pro Projekt, pro Mitarbeiter — gefiltert nach Zeitraum und exportiert als professionell gestaltetes PDF oder strukturiertes CSV für DATEV-Workflows. Stundensätze werden automatisch angewendet, Summen kalkuliert. Der Weg von der Stundenerfassung zur fertigen Abrechnungsunterlage dauert Minuten, nicht Stunden.
Kundentermin, Shooting, Vor-Ort-Workshop — Projektzeiten entstehen nicht nur am Schreibtisch. Die Temporalis Mobile App für iOS und Android ermöglicht Zeiterfassung unterwegs, mit Offline-Fähigkeit und automatischer Synchronisation. Auch Urlaubsanträge und Abwesenheiten sind mobil verwaltbar. Stundenzettel ausfüllen von der Bahnfahrt zurück ins Büro: erledigt.
Agentur-KPIs
Das Agentur-KPI-Dashboard berechnet eure wichtigsten Kennzahlen in Echtzeit aus den erfassten Projektzeiten. Billable Rate, Team-Auslastung, Deckungsbeitrag pro Projekt und Revenue per Employee sind nicht erst am Monatsende bekannt — sondern jederzeit, für jeden Projektmanager, auf einem Blick. Statt stundenlanger Excel-Konsolidierungen am Ende des Quartals habt ihr echtes Agentur-Controlling vom ersten Arbeitstag an.
Anteil fakturierbarer Stunden an allen erfassten Stunden — der wichtigste Agentur-Gesundheitsindikator.
Gebuchte Stunden vs. Vertragsstunden pro Person und Woche — Überlast und Freikapazitäten sofort erkennbar.
Erlös minus Personalkosten pro Projekt — direkt aus Stundensätzen und gebuchten Zeiten berechnet, ohne manuelle Eingaben.
Monatlicher und annualisierter Umsatz je Kopf — Benchmark für Wachstumsentscheidungen und Personalplanung.
ROI-Kalkulation
Eine 15-Personen-Agentur mit 2 Mio. € Jahresumsatz verliert durch vergessene Stunden, schlechte Retainer-Kontrolle und fehlende Festpreis-Warnungen im Schnitt 8 % des Umsatzes — das sind 160.000 € pro Jahr, die abrechenbar wären, aber nicht abgerechnet werden. Mit konsequenter digitaler Zeiterfassung sinkt dieser Verlust auf unter 2 %. Die Differenz: 120.000 € zurückgewonnener Umsatz. Der jährliche Software-Invest bei 15 Personen ab dem Temporalis-Standard-Tarif: ca. 2.520 € pro Jahr. Return on Invest: das 47-fache — im ersten Jahr.
−160.000 €
Umsatz-Verlust durch nicht abgerechnete Stunden
(8 % von 2 Mio. €)
+120.000 €
Zurückgewonnener Umsatz durch digitale
Zeiterfassung (von 8 % auf <2 % Verlust)
ca. 2.520 €
Jährlicher Software-Invest
(15 Nutzer × 14 € × 12 Monate)
ROI im ersten Jahr: das 47-fache des Software-Invests. Ohne versteckte Kosten, ohne Implementierungsprojekt. Setup in einem Tag.
Integrationen
Temporalis EMS fügt sich in eure bestehende Tool-Landschaft ein — statt sie zu ersetzen. Alle relevanten Schnittstellen für Agenturen, jetzt und auf der Roadmap.
Budget-Warnungen, Projekt-Status-Updates und Überlast-Alerts direkt in eure Slack-Kanäle. Euer Team bleibt informiert, ohne das Tool zu wechseln.
VerfügbarStrukturierte Stunden- und Lohnexporte im DATEV-kompatiblen Format — direkt an euren Steuerberater oder in eure Buchhaltung. Kein manuelles Übertragen mehr.
VerfügbarVollständige REST-API für Custom-Exports, eigene Dashboards und Integrationen in euer Tech-Stack. Webhooks für Echtzeit-Events — Budget-Überschreitung, neue Buchung, Projekt-Status-Wechsel.
VerfügbarMigration aus eurem bisherigen Tool? Kein Problem. Bestandsdaten, Mitarbeiter, Projektstammdaten und historische Zeitbuchungen importiert ihr per CSV in wenigen Minuten. Onboarding ohne Datenverlust.
VerfügbarCRM-Integrationen für direkte Übernahme von Kunden-Deals in Projekte, automatische Stundenerfassung je CRM-Deal und bidirektionale Statusaktualisierungen.
Auf der RoadmapKalender-Integration für automatische Zeitvorschläge aus Meeting-Einladungen, Single Sign-On via Microsoft Entra oder Google, und Projekt-Buchungen direkt aus dem Kalender.
Auf der RoadmapFAQ
Ja. Ihr könnt für jedes Projekt ein Stundenbudget oder ein Kostenbudget festlegen. Ab 80 % und 100 % Verbrauch erhalten Projektleiter automatische Warnungen. Ideal für Festpreis-Projekte, damit Überschreitungen sofort sichtbar werden — nicht erst bei der Abschlussrechnung. Projektzeiten im Festpreis-Kontext werden klar von Zeit-und-Material- Projekten getrennt dargestellt.
Ja. Mitarbeitende können Projektzeiten rückwirkend eintragen und bearbeiten. Administratoren können konfigurieren, wie weit in die Vergangenheit Eintragungen möglich sind — zum Beispiel auf die aktuelle Woche oder den aktuellen Monat beschränken. Alle Änderungen werden im Audit-Log revisionssicher protokolliert. So bleibt die Flexibilität erhalten, ohne die Kontrolle zu verlieren.
Retainer-Projekte erhalten ein monatliches Stundenkontingent. Ihr seht jederzeit, wie viele Stunden des Retainers bereits verbraucht sind und wie viele noch verfügbar sind. Rollover-Regelungen — ob verbleibende Stunden auf den Folgemonat übertragen werden oder verfallen — sind pro Projekt konfigurierbar. Der Monats-Report für den Kunden ist mit einem Klick als PDF oder CSV exportierbar. Kein Excel, keine manuelle Zusammenführung von Stundenzettel-Dateien.
Ja. Temporalis EMS bietet eine mobile App für iOS und Android. Euer kreatives Team kann Projektzeiten direkt beim Kundentermin, beim Shooting oder unterwegs erfassen — mit Offline-Fähigkeit und automatischer Synchronisation beim nächsten Netzwerkzugang. Auch Urlaubsanträge und Abwesenheitsmeldungen sind mobil verwaltbar. Stundenzettel ausfüllen von der Bahnfahrt zurück ins Büro: in zwei Minuten erledigt.
Ja. Temporalis EMS unterstützt flexible Stundensatz-Konfigurationen auf mehreren Ebenen: pro Mitarbeiter (z. B. Senior vs. Junior), pro Rolle (z. B. Strategie vs. Produktion), pro Projekt und pro Kunde. So rechnet ihr Senior-Designer-Stunden anders ab als Junior-Zeiten, und agenturinterne Leistung bleibt vom Kundenbudget getrennt. Stundensätze werden automatisch auf den Abrechnungs-Export angewendet.
Temporalis EMS bereitet die Abrechnungsdaten vollständig auf: gefilterte Stundenübersichten je Kunde und Projekt, angewandte Stundensätze und summierte Beträge. Der Export als professionell gestaltetes PDF oder strukturiertes CSV ist mit einem Klick möglich und kann direkt an euren Steuerberater oder DATEV-Workflow übergeben werden. Eine vollautomatische Rechnungsgenerierung mit Rechnungsnummer, Zahlungsziel und Briefkopf befindet sich auf der Roadmap.
Das Agentur-KPI-Dashboard zeigt Billable Rate, Team-Auslastung, Projekt-Deckungsbeitrag und Revenue per Employee in Echtzeit — ohne manuelle Excel-Konsolidierung. Für jedes Projekt gibt es eine Controlling-Ansicht mit gebuchten vs. abrechnungsfähigen Stunden, Kostenstellen-Zuordnung und Margin-Berechnung. So erkennt ihr sofort, welche Kunden profitabel sind und welche Projekte die Marge drücken.
Gast-Portale für Kunden mit eigener Ansicht auf Projekt-Status, Stundenkontingent und offene Tasks sind auf der Roadmap und werden priorisiert entwickelt. Aktuell könnt ihr Kunden als externe Nutzer mit eingeschränkten Leserechten einladen. Ihr entscheidet granular, welche Projekte, Boards und Berichte sichtbar sind — interne Kosten, Margen und Personalstundensätze bleiben für externe Nutzer ausgeblendet.
Weitere Fragen? Besucht unsere allgemeine FAQ-Seite oder bucht eine persönliche Demo.
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